Kategorie blog
Archiwum
nie pon wto śro czw pią sob
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
Chmura tagów
Jak wybrać drukarkę do biura? - Licząc jej całkowity koszt posiadania! 0
Jak wybrać drukarkę do biura? - Licząc jej całkowity koszt posiadania!

Wiele właścicieli firm bagatelizuje kwestię wyboru drukarki. Jest niby wiele ważniejszych aspektów biznesu, na których przedsiębiorca musi skupić się przede wszystkim, a wyborem drukarki może zająć się Office Manager lub informatyk. Dlatego, wiele firm korzysta z drukarek, które mają przyzwoitą jakość, fajne funkcje i są niezawodne, ale jednocześnie generują zbyt wysokie koszty.

Wbrew temu, że koszty druku można zaliczyć do kosztów stałych firmy, statystycznie 3 z 4 właścicieli biznesów przyznaje się, że nigdy nie analizowali tego parametru w swojej firmie. Natomiast, z danych analiz wynika, że w niektórych branżach koszty druku mogą sięgać nawet 3% od rocznego obrotu (!) firmy. Jeśli należysz ¾ przedsiębiorców, a jednak wydaje Ci się, że nie działasz w jednej z tych „drukujących” branż – mam dla Ciebie złe wiadomości. Druk biurowy jest kosztowny w każdej branży.

Czy liczenie całkowitego kosztu drukarki jest warte twojego czasu?

Żeby odpowiedzieć na to pytanie, spójrzmy na liczby. Średnio jeden pracownik biurowy w Polsce drukuje 600 kartek miesięcznie. Jeśli masz takich pracowników 5, możesz liczyć się z 3 000 wydruków w skali miesiąca. Załóżmy, że zleciłeś wybór drukarki informatykowi, który zgodnie ze swoją wiedzą, dobrał optymalny model pod względem ceny, funkcjonalności i niezawodności. Dlatego, obecnie w Twoim biurze jest fajną niezawodna drukarka w rozsądnej cenie i z mnóstwem dodatkowych funkcji, z których wszyscy się cieszą. Jednak, w trakcie eksploatacji okazało się, że nawet używając zamienników, na wydruk jednej strony wydajesz około 50 groszy. To oznacza, że kupując drukarkę bez analizy całkowitych kosztów jej posiadania, wygenerowałeś sobie dodatkowych 1500 zł miesięcznych kosztów.

Wiadomo, że każdy koszt można "uzasadnić". Natomiast, z naszego doświadczenia wynika, że wśród 10 drukarek o tych samych parametrach i z tej samej półki cenowej, całkowite koszty posiadania drukarki mogą różnić się nawet o 50-60%. To oznacza, że spędzając paręnaście minut nad analizą całkowitego kosztu posiadania drukarki przed jej wyborem, możesz miesięczne koszty druku w biurze z 1500 zł obniżyć do 600 zł. W skali roku, to może wygenerować Twoje firmie nawet 11 000 zł oszczędności.

Co to jest całkowity koszt posiadania drukarki?

Skoro już wiemy, że to jest „gra” o dość przyzwoite pieniądze, przyjrzyjmy się temu, czym jest całkowity koszt posiadania drukarki

Całkowity koszt posiadania lub TCO (od angielskiego Total Cost of Ownership)  – jest to całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się aktywów w firmie na przestrzeni określonego czasu.

Wybierając nową drukarkę musimy ocenić bardzo dużo parametrów: jak szybko drukuje, czy jest możliwość drukować w kolorze, jaki format papieru jest obsługiwany, kopiarka, fax, cena, druk dwustronny, wielofunkcyjność i wiele-wiele innych. Lista rzeczy do sprawdzenia może ciągnąć się w nieskończoność i bardzo łatwo jest w niej zatracić to co najważniejsze.

Podczas wyboru nowej drukarki, większość właścicieli firm myślą tylko o wstępnych kosztach zakupu nowej drukarki i jej funkcjonalności. Nikt z nich, podejmując decyzję o zakupie nie ogląda się w przeszłość, żeby spojrzeć na problem z szerszej perspektywy. A tym czasem,  całkowity koszt posiadana sprzętu i jego porównanie do obecnych kosztów druku w firmie - to jest najważniejszy aspekt, który ma interesować osobę decyzyjną w pierwszej kolejności.

Całkowity Koszt Posiadania Drukarki – Jak do tego podejść

Poznanie całkowitego kosztu posiadania jest o wiele łatwiejsze niż może wydawać się na początku. Poznanie TCO różnych drukarek pozwoli zrozumieć, która z nich najlepiej odpowiada aktualnym zapotrzebowaniom i możliwościom finansowym w firmie. Poznając całkowity koszt posiadania drukarki można na przykład odkryć, ze wydanie nie co większej sumy na zakup urządzenia może w przyszłości oszczędzić nam wydawania sporych kosztów na eksploatacje. Można nawet odkryć, że nie potrzebujemy w firmie aż tylu drukarek lecz oszczędniej będzie zakupić jedno bardziej wydajne urządzenie drukujące.

Żeby zrozumieć jaki jest całkowity koszt posiadania drukarki należy poznać odpowiedź na trzy podstawowe pytania, które będą przedstawione w dalszych akapitach. Jeśli nie posiadasz informacji, które pozwolą Ci na nie odpowiedzieć, warto rozważyć przeprowadzenie pewnego rodzaju audytu, który pozwoli lepiej zrozumieć jakie masz zapotrzebowanie na druk w firmie.

Wyliczenie całkowitego kosztu posiadania drukarki – co musisz wiedzieć o swojej firmie

Ile wydruków robi się w twojej firmie w ciągu miesiąca?

Nie wiedząc ile stron miesięcznie powinna drukarka drukować, nie masz możliwości wyliczenia dokładnego kosztu jednego wydruku lub całkowitego kosztu posiadania drukarki,

Wskazówka: Jeśli nie posiadamy odpowiedniego oprogramowania do zarządzania drukiem w firmie, które może wydać raport o wydrukowanych stronach w skale miesiąca, możemy śledzić nasze zakupy papieru. Nie da to w stu procentach dokładnej informacji, gdyż nie będzie uwzględniać przypadki druku po obu stronach kartki lub użycia papieru w innych celach niż druk, lecz da możliwość zrozumieć skalę zapotrzebowania.

Jako alternatywną metodę obliczenia, można zastosować dane statystycznie z raportu KPMG zgodnie z którym, średnio jeden pracownik w Polsce drukuje 545 kartek miesięcznie. Wiedząc ile pracowników będzie korzystać z drukarki, możemy oszacować ile kartek ona będzie drukować.

Ile kolorowych wydruków powinna robić drukarka w skali miesiąca?

Odpowiedzieć na to pytanie jest nie co ciężej gdyż do poznania dokładnej liczby drukowanych stron w kolorze, ten wskaźnik musi być specjalnie monitorowany. Na danym etapie, do wyliczenia TCO drukarki wystarczy na podstawie własnego doświadczenia oszacować jaki udział procentowy mają kolorowe wydruki w całej liczbie wydruków w firmie.

Jak długo zamierzamy korzystać z drukarki w firmie?

Jeśli drukarka ma wystarczającą wartość do odpisów amortyzacyjnych, z góry wiemy, że drukarka będzie wykorzystywana w firmie przez cały okres amortyzacji. Tak samo jest przy finansowaniu zakupu drukarki przez leasing lub kredyt (najprawdopodobniej będziemy korzystać z drukarki co najmniej do końca okresu leasingowania). Jeśli jednak nie mamy pojęcia jak długo drukarka będzie wykorzystywana w firmie, do wyliczeń możemy wykorzystać średnią żywotność drukarek w małych firmach – 3 lata, lub okres gwarancyjny producenta.

Wyliczenie całkowitego kosztu posiadania drukarki – co musisz wiedzieć o drukarce

Jaka jest cena drukarki?

Cena zakupu drukarki jest wliczana do całkowitego kosztu posiadania. Musi to być wartość z cennika (bez doliczenia prowizji leasingodawcy, kredytodawcy lub innych kosztów, które będą dodawane do wyliczeń jako osobne pozycje)

Ile stron można wydrukować na startowych kartridżach?

Każda nowa drukarka jest wyposażona w startowe kartridże, które pozwalają prawidłowo skonfigurować drukarkę i sprawdzić jej podstawowe funkcje. Im większa jest wydajność startowych kartridży, tym później będziemy musieli dokupić nowe. Dlatego postaraj się dowiedzieć u sprzedającego jaka jest wydajność startowych kartridży w drukarce.

Jaka jest cena kartridzy z tonerem lub tuszem do wybranej drukarki oraz ich wydajność?

Zawsze zwracaj uwagę na cenę materiałów eksploatacyjnych zanim kupisz drukarkę.  W parametrach technicznych każdego kartridża jest podana prognozowana wydajność kartridża w ilościach stron ISO (o 5% zapełnieniu kartki). W taki sposób, wstępnych wyliczeń kosztów wydruku jednej strony można dokonać jeszcze na długo przed zakupem.

Wyliczenie całkowitego kosztu posiadania drukarki.

Jak, więc oblicza się TCO (całkowitą wartość posiadania) drukarki? Cenę zakupu drukarki oraz inne jednorazowe wydatki związane z jej nabyciem na razie możemy odłożyć na bok. Na początku musimy miesięczną ilość wydruków pomnożyć razy ilość miesięcy w okresie planowanego użytkowania drukarki. Następnie, otrzymany wynik mnożymy razy odsetek kolorowych wydruków w celu wyliczenie ile stron z całości wydruków,  będą stanowiły te w kolorze. Należy pamiętać, że czarny toner jest pobierany również do kolorowych wydruków. Z tego względu, czarny  będzie używany do wydruków wszystkich stron w naszych wyliczeniach, wtedy jak kolorowe tonery tylko do wydruków kolorowych.

W poniższym przykładzie zakładamy, ze drukarka miesięcznie ma drukować 1500 stron i będzie używana w firmie przez 3 lata (36 miesięcy)

Wyliczenia:

1 500 stron miesięcznie x 36 miesięcy = 54 000 stron (ta liczba jest jednocześnie całkowitą ilością stron oraz ilością stron, na które jest pobierany czarny toner)

(30% kolorowych wydruków) 54 000 X 0,3 = 16 200 stron w kolorze

Wiedząc ile stron planujemy wydrukować przez cały okres użytkowania drukarki, możemy wyliczyć  ile kartridży z tonerem zużyjemy w tym okresie. Załóżmy, ze kartridże do naszego przykładowego modelu drukarki imają wydajność 5 000 stron dla czarnego wkładu oraz 3 000 strony dla kolorowych. Czasem drukarki maja także inne materiały eksploatacyjne takie jak (bębny światłoczułe, systemy przenośne, pojemniki na odpady oraz in) one mają własną wydajność oraz muszą być uwzględniane w wyliczaniach TCO drukarki. W danym przykładowym wyliczeniu, w celu uproszczenia przykładu będziemy brali pod uwagę tylko jeden materiał eksploatacyjny – toner.

Ważne: Każda nowa drukarka ma dołączone kartridże startowe które mają własną wydajność (przypuśćmy po 1500 stron) dlatego musimy ją odliczyć od planowanej ilości wydrukowanych stron, gdyż te strony mamy wliczone w cenę zakupu drukarki, mówiąc wprost - mamy je w gratisie.

54 000 stron – 1 500 startowy toner czarny = 52 500 / 5 000 = 10,5 kartridża z czarnym tonerem

16 200 stron – 1 500 startowe tonery kolorowe = 14 700 / 3 000 = 4,9 zestawów katridzy z kolorowymi tonerami

Wiadomo, że nie możemy kupić połowy kartridża, więc musimy uzyskane liczby zaokrąglić w górę (10,5 kartridża = 11). Ilość uzyskaną dla kolorowych kartridży należy również pomnożyć razy ilość kolorów w drukarce (poza czarnym). Zwykle na rynku są dostępne 4 kolorowe drukarki laserowe, więc poza czarnym maja tylko 3 kolory. W taki sposób do 11 kartridży z czarnym tonerem należy dodać 15 kartridzy z kolorami.

Nie będziemy potrzebowali wszystkich tych tonerów na raz, lecz musimy uzyskać sumę od której będziemy mogli wyliczyć całkowity koszt posiadania oraz realny koszt wydrukowanej jednej wydrukowanej strony.

Teraz powróćmy do ceny drukarki oraz jednorazowych wydatków związanych z jej zakupem (transport, konfiguracja, prowizja banków od kredytu na drukarkę i td):

2 800 zł (cena drukarki)

133 zł (jednorazowe wydatki związane z zakupem)

Zakup tonerów:

2 508 zł – tonery czarne (11 x 228 zł) + 2 265 zł – tonery kolorowe (15 x 171 zł)

7 706 zł = Całkowity koszt posiadania drukarki.

Jeśli drukarka posiada inne materiały eksploatacyjne, typu bębny, należy je uwzględnić według takiej samej zasady jak to zrobiliśmy z tonerami

Następnie należy uzyskaną kwotę podzielić prze 36 (miesięcy) co da nam miesięczny koszt posiadania, który można będzie rozważać w prognozach finansowych firmy:

7 706 zł / 36 miesięcy = 214,06 zł miesięcznie

Alternatywnie, uzyskana kwotę można podzielić przez ilość wydrukowanych strony w celu uzyskania wartości wydruku jednej strony.

Średni koszt wydruku 1 strony: 7 706 zł / 52 500 str = 14,68 grosza za stronę

Koszt wydruku strony kolorowej: 7 706 zł X 0,3 / 14 700 str = 15,72 grosza za stronę

Koszt wydruku strony czarn-białej: 7 706 x 0,7 / (52 500 – 14 700) str = 14,27 grosza za stronę

Ważne: Podane koszty wydruku kolorowej i czarno-białej strony są aktualnie wyłącznie dla założonych w danym przykładzie proporcji wydruków 30/70. Przy wykorzystywaniu drukarki kolorowej wyłącznie do druków kolorowych lub wyłącznie do druku monochromatycznego, koszt wydruku jednej strony będzie znacząco się różnił.

Podsumowanie

Przedstawiony sposób wyliczenia TCO drukarki jest uproszczoną metodą wyliczeń, gdyż uwzględnia tylko jeden typ materiałów eksploatacyjnych. Tym nie mniej taki przykład bardzo dobrze nadaje się do analizy porównawczej drukarek przed zakupem nowego sprzętu.

Przy wyliczeniu szczegółowego TCO drukarki należy uwzględnić wszystkie koszty związane z eksploatacją drukarki. Nie tylko dodatkowe materiały eksploatacyjne typu bębny światłoczułe, lecz także wartość zużywanego prądu oraz koszty szkolenia operatorów, jeśli drukarka ma zaawansowane funkcjonalności.

Dodatkowo, należy brać pod uwagę, że wyniki uzyskane przy wyliczeniach opartych na wydajności kartridży deklarowanej przez producenta będą zawsze zaniżone. Ilość stron podana w deklaracji wydajności jest zawsze ilością standardowych stron ISO o 5% zapełnieniu kartki. Tak małe zapełnienie prawie nigdy nie spotyka się przy rzeczywistych wydrukach. Najczęściej, przy wydrukach biurowych dochodzi do 15% zapełnienia kartki. Ze względu na to, rzeczywista wydajność tonera będzie wynosiła jedynie 60-70% od deklarowanej przez producenta

Jeśli chcesz mądrze wybrać drukarkę do swojego biura, napisz do mnie maila baszynski.o@alc-print.pl, a bezpłatnie udostępnię Ci formatkę w Excelu, która pomoże łatwiej kalkulować TCO drukarki w różnych opcjach.

Życzę Ci mądrego wyboru,

Oleg Bashynskyi

Przeczytaj też inne posty na naszym Blogu:

Jak tanio drukować na oryginalnych tonerach HP? Oszczędzaj nawet 50% na tonerach OEM.

Kolorowe drukarki laserowe. Kiedy warto kupić?

Laserem czy atramentem? Jaką drukarkę wybrać?

Programy Zarządzania drukiem (Managed Print Software) - co to jest?

Szybkość drukarki: PPM a IPM. Na czym polega różnica?

Czym jest aktualizacja firmware drukarki?

Komentarze do wpisu (0)

Zaloguj się
Nie pamiętasz hasła? Zarejestruj się
Waluty
do góry
Sklep jest w trybie podglądu
Pokaż pełną wersję strony
Sklep internetowy Shoper Premium